Model Penataan Administrasi PNS

Sistem Informasi Pengawasan  dan Pengendalian Pegawai

Oleh : Dr. Eko Harry Susanto, M.Si *)

Di presentasikan dalam Rapat  BKN di Hotel Puncak Raya – Bogor , Juli 2004

I. Pendahuluan 

Para pimpinan organisasi  menggunakan informasi untuk melaksanakan  pekerjaan mereka, sehingga   manajeman informasi  bukan hal  baru dalam organisasi, barangkali yang baru adalah kemudahan  memperoleh informasi yang akurat  dan mutakhir.

Perhatian pimpinan  terhadap  manajemen infiormasi karena meningkatnya kerumitan kegiatan bisnis dan kemampuan komputer yang semakin baik. Informasi adalah data yang telah diproses dan memiliki arti yang berguna  bagi pengguna. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh  information processor. Dalam konteks yang  lebih luas, Naisbitt (1994 :  54), mengungkapkan “informasi adalah kekuasaan dalam paradigma global banyak dimiliki oleh negara – negara maju”,  sedangkan Berger (1986: 47) menyebutkan bahwa, “informasi sangat berguna untuk mengurangi ketidak pastian, negara – negara maju mengeluarkan dana yang tidak sedikit untuk memperoleh informasi yang dapat menghindarkan dari kesulitan ekonomi maupun politik. 

Umumnya para ekspert juga memaklumi  betapa  pentingnya informasi dalam menjalankan   pemerintahan. (Berger and Chafee,1987 : 119) Oleh karena itu  selayaknya lembaga pemerintah  juga  semakin sadar  bahwa informasi adalah suatu sumber daya strategis yang penting  dalam menunjang kelancaran pekerjaan ataupun tugas negara.

Disisi lain  komputer dapat mengolah sumber daya informasi  tersebut menjadi  sesuatu yang sangat berguna untuk kepentingan organisasi. Pada intinya output informasi dari komputer  digunakan oleh  semua elemen yang ada dalam  organisasi. Mengingat substansinya dalam organisasi, informasi merupakan jenis utama sumber daya  yang tersedia bagi pimpinan. (Myers and Myers .1988 : 19).  Informasi hendaknya  dikelola  sebagaimana  sumber daya yang lain dalam organisasi  seperti  manusia, material, mesin dan uang. Upaya  mengelola informasi dengan baik dilakukan melalui rencana  strategis sumber daya informasi yang  berhubungan erat dengan rencana strategis sumber daya manusia dan keuangan.

Rencana Strategis Sumber Daya Informasi yang dapat saja diwujudkan dalam bentuk Sistem Informasi Pengendalian Pegawai yaitu suatu kelompok  elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana elemen dasar dari suatu sistem  adalah elemen input, elemen  transformasi dan elemen  output. Rencana strategis tersebut harus ditunjang pula oleh  ketersediaan  SDM , Perangkat Keras, Perangkat Lunak serta  Informasi dan Data.

II. Faktor Positif  Dalam Pembuatan Sistem

Sistem Informasi Pengawasan Pegawai  dapat dipakai sebagai Decision Support  System (DSS)  yang mampu membantu pimpinan lembaga, institusi atau organisasi dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

DSS juga  dapat  mendukung penilaian pimpinan, namun bukan berarti  menggantikan peran pimpinan, tetapi  meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan.  Walaupun demikian  Sistem Informasi  untuk penanganan masalah tertentu dapat berfungsi sebagai Expert Support System. Kegiatan Pimpinan perlu dibantu oleh adanya pengelolaan informasi yang baik, sebab aktivitas seorang pimpinan  menurut Henry  Mintzberg : 78 % waktu digunakan untuk komunikasi antar pribadi yang berupa:  pertemuan terjadwal 59 %, pertemuan tidak terjadwal 10 %, kunjungan 3 %, panggilan telpon 6 %. Sisanya yang 22 % untuk tugas administrasi.  Dengan sedikit waktu  untuk menyelesaiakan tugas administratif maka  suatu Sistem Informasi  untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan  sangat diperlukan. (Pace dan Faules,1998 : 143) Pengendalian  terhadap berbagai  pekerjaan  merupakan fungsi  untuk mengamati pelaksanaan atas kegiatan yang berlangsung apakah sesuai dengan  rencana. Jika tidak , maka perbaikan akan dilakukan.

Setiap pengendalian harus  ada standart dari kegiatan yang akan diamati, dapat  mengukur hasil kegiatan dengan standart, dan mengadakan perbaikan  jika hasil tidak memenuhi standart. Tugas untuk memonitor sejumlah besar pegawai negeri di Indonesia  merupakan pekerjaan yang kompleks oleh, jangan sampai muncul asumsi  bahwa  manajemen pemerintahan   kurang memperhatikan  data personil dibandingkan dengan perhatian terhadap  uang dan arus material.

Data  keuangan dan material  sebagai kunci  keberhasilan  sehingga data  pegawai  dianggap  tidak lebih sebagai  tugas yang seperlunya. Padahal elemen  data personil  relatif lebih permanen dan bersifat non keuangan yang fluktuatif. Contoh data permanen  adalah nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan dan jumlah tanggungan. Elemen data personil  ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan  dan diperbarui  selama pegawai bekwerja pada perusahaan. Data serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun. Database HRIS (Human Resources Information System)  yang sempurna  berisi kurang lebih  102 macam identitas diri. Sistem Informasi Pengendalian Pegawai  akan menunjang kelancaran kerja  BKN  dalam departemenisasi yaitu aktivitas untuk melakukan fungsi yang ada, pembagian tugas, koordinasi  untuk menyelaraskan aktivitas dan   fleksibilitas atau keluwesan  dalam menerima perubahan dan perkembangan ilmu dan teknologi.

Organisasi tidak selamanya memiliki  struktur yang tetap (Davis,1977: 142),  melainkan dapat berubah sesuai dengan perkembangan  pemikiran ataupun  penyesuaian terhadap lingkungan.  Beberapa hal yang dapat  dapat berubah  menurut Robbins (1998: 328) adalah : mengubah  struktur organisasi menjadi lebih luas  atau lebih kecil, mengubah teknologi yang digunakan  sebagai tantangan untuk meningkatkan  mutu dan mengubah sikap dan perilaku pegawai  lewat  proses komunikasi, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang ditunjang oleh  Sistem Informasi Pengawasan Pegawai.

Sistem Informasi Pengawasan Pegawai dapat menunjang kelayakan dalam  pembagian kerja, hirarki dalam struktur organisasi, Aturan dan Prosedur, kualifikasi profesional dan hubungan tidak pribadi / impersonal.  Dengan demikian pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dapat menghasilkan  hal – hal sebagai berikut : produktivitas, predictability ( keadaan yang dapat diramalkan ) dan stabilitas yang dapat dikerjakan  serta rasionalitas yang  dapat dipuji.

Aplikasi Sistem Informasi  sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, persaingan global dalam meningkatkan pegawai pemerintah, kecenderungan sosial,  yang  cepat berubah seperti tuntutan pelayanan kepada  pegawai yang semakin  cepat.

III. Kendala Pelaksanaan Sistem Informasi Pengawasan Pegawai

Perubahan dan pengembangan organisasi termasuk aplikasi sistem baru,  memerlukan pemikiran yang terencana karena akan  berkaitan dengan keengganan berubah secara individual anggota organisasi, pembiayaan yang besar  dan rasa ketakutan terhadap hal – hal yang tidak diketahui.

Penundaan pelaksanaan  sistem secara lambat laun akan menghambat pemrosesan data dan informasi dengan cepat yang pada akhirnya berimplikasi pada ketidakkonsistenan  terhadap  peraturan,  mengembangkan mengembangkan kompromi (conformity ) dan pemikiran kelompok, sistem pengawasan dan wewenangnya sangat ketinggalan  jaman. Selain faktor tersebut, diluar aspek teknis yang bermuatan teknologi informasi, maka akan  berakibat pula bahwa informasi hanya dimiliki oleh  pimpinan  saja sehingga  komunikasi dan ide – ide  pembaharuan  terhalang  oleh struktur organisasi yang kaku karena penyebaran informasi yang tidak merata. (Littlejohn , 1999 : 342).

Aplikasi Sistem dimungkinkan pula akan mengalami penolakan karena keengganan  terhadap perubahan yang mencakup : keengganan  individual  seperti  kebiasaan menjalankan pekerjaan rutin yang sulit dirubah, keamanan pengauasaan pekerjaan  karena tergusur  kegiatannya dan rasa takut  akan hal yang tidak diketahui. (Lubis dan Huseini . 2002) .

Disamping itu ada keengganan organisasional  seperti kemapanan struktural, fokus terbatas, tidak sinkron dg sistem yg lebih besar, kemapanan kelompok, ancaman terhadap pemilik teahlian, ancaman terhadap hubungan kekuasaan dan ancaman terhadap alokasi sumberdaya. Pada intinya kendala ini dapat menjadikan kerugian bagi institusi jika tidak melaksanakan atau  memulai segera Sistem Informasi Pengawasan/ Pengendalian Pegawai, yaitu menumpuknya beban kerja karena tidak diselesaikan dengan cepat, padahal  di sisi lain pegawai pemerintah semakin tinggi tuntutannya untuk  dilayani dengan cepat segala sesuatu yang berkaitan dengan administrasi kepegawaiannya.

IV. Upaya Mengatasi Hambatan dengan  Segera Merealisasikan SIPP

Untuk mengatasi hambatan yang diperkirakan muncul, selayaknya  pimpinan mengatasi keengganan untuk berubah itu dengan membuka  ruang  komunikasi secara intensif dan terbuka dengan para pejabat ataupun staf di lingkungan lembaga. 

Mendorong munculnya partisipasi  terhadap program perubahan  sistem yang akan dilakukan, memberikan fasilitas dan dukungan dalam perencanaan program aplikasi sistem yang akan dijalankan.

V. Penutup

 Sistem Informasi Pengawasan dan Pengendalian Pegawai dapat dilaksanakan dengan baik, jika melalui tahap – tahap kegiatan internal dalam lingkungan BKN dan tahap kegiatan yang melibatkan institusi  penyedia jasa sistem informasi.

Kerjasama akan berlangsung dengan baik apabila para pimpinan  di BKN  bertindak sebagai agen perubahan    yang sepenuhnya mendukung adanya  penyempurnaan sistem pengawasan pegawai.

Jakarta, Juli 2004

Dr. Eko Harry Susanto, M.Si (Lektor Kepala)

NIP.131287952

Dosen PNS  Kopertis  Wilayah III Jakarta 

Lulusan  S1 Ilmu Pemerintahan UGM-Th.1981, S2 Ilmu Komunikasi UI -Th.1996, dan S3 Ilmu Komunikasi Univ. Padjadjaran Bandung – Th.2004

Daftar Rujukan 

Berger, Charles R .1986. Uncertainty Values  in Predicted  Relationship, Human Communication Research, Baverly Hill : Sage Publication.

Berger, Charles R and Steven H. Chafee .1987. “The Study of Communicaton Science”Handbook of Communication Science, ed. Charles R. Berger, California, Newburry :  Sage Publication.

Davis, Keith .1977. Human Behavior,  fifth edition, New Delhi : Tata Mc.Graw Hill.

Littlejohn , Stephen W. 1999. Theories of  Human Communication , Fourth Edition, Belmont California,  Wadsworth Publishing Company.

Lubis, Hari dan Martani Huseini . 2002. Teori Organisasi : Suatu Pendekatan Makro. Jakarta: Pusat Antar Universitas  Ilmu – Ilmu Sosial Universitas Indonesia.

Mc.Leod, Jr. Raymond .1995. Management Information System: A Study  Computer-Based Information System, atau Sistem Informasi Manajemen, terjemahan  Hendra Teguh, Jakarta : PT. Prenhallindo.

Myers, Michele Tolela and Gail E. Myers .1988.  Managing By Communication,  New York, New Newsey,  London, Mc. Graw Hill International  Book. Co.

Naisbitt, John. 1994. Global Paradox, Jakarta : Gramedia.

Pace, R.Wayne dan Don F. Faules .1998. Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, terjemahan Deddy Mulyana dkk, Editor Deddy Mulyana, Bandung : Remaja Rosda Karya. Robbins, Stephen P.1998. Organizational Behavior, New Delhi  : The Prentice Hall.

Explore posts in the same categories: Ekonomi, Komunikasi

Tags:

You can comment below, or link to this permanent URL from your own site.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: